روش های مدیریت زمان
شما هم از آن دسته آدمهایی هستید که همیشه وقت کم میآورید؟ احتمالاً از شب قبل و هنگام خوابیدن برنامهریزی مفصلی برای فردای خود دارید، اما در پایان روز بعد احساس میکنید که تمام کارها باقی مانده است و شما وقت کم آوردهاید؟ و یا اینکه احتمالا از مدیریت مناسبی برای زمان خود برخوردار نیستید؟ شاید بهتر است تا با روش های مدیریت زمان آشنا شوید.
زمان ارزشمندترین دارایی شما است که به سرعت در حال عبور است و وقتی از بهرهمندی این دارایی لذت میبرید که به موقع تمام کارهای خود را انجام داده باشید. تکنیک های مدیریت زمان برای این منظور طراحی شدهاند و البته هر کسی به فراخور نیاز خود از این تکنیکها استفاده میکند. ممکن است کارمند شرکتی با حجم کار زیاد باشید و یا برای انجام کارهای روزمره خانه برنامهریزی میکنید. شاید هم دانشجو، دانشآموز و احتمالاً یک پشت کنکوری هستید و هر لحظه برای شما گرانبها است. به هر حال شما به مدیریت زمان و برنامه ریزی برای آن نیاز دارید. در این مقاله از تیم رتبه شو قصد داریم تا درباره روش های مدیریت زمان صحبت کنیم و چالشهای هر کسی در هنگامی که زمان کم آورده است را بررسی نماییم.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان به معنای انجام وظایف و یا فعالیتها با حداکثر بهرهمندی از تلاشهای فردی است. در واقع هدف از مدیریت زمان، انجام حداکثر کار در کمترین زمان است. مادامیکه تمام کارها به درستی و با بالاترین بهرهوری انجام شده باشد. به این ترتیب در قدم اول باید کار و یا فعالیتی وجود داشته باشد که برای اجرای به موقع آن از روش های مدیریت زمان استفاده کنید.
برای کسانی که فعالیتی را دنبال میکنند، خیلی مهم است که بتوانند در مدت زمان کمتر، بیشترین کار مفید را انجام دهند. ممکن است همین حالا پیش خودتان بگویید که من از صبح تا شب درگیر کارهایم هستم. با این حال چرا وقت کم میآورم؟ اما آیا تا به حال نگاهی واقعبین به روند اجرای کارهای خود داشتهاید؟ در واقع همیشه خرده مشکلات، حواس پرتیها، اتفاقات و ماجراها هستند که شما را از مسیر اصلی انجام کار دور میکنند و احتمالا هرگز متوجه این جریانات ساده اما همیشگی نیستید. این در حالی است که هدف از مدیریت زمان، متمرکز شدن بر فعالیت در بازه زمانهای گوناگون است.
مدیریت زمان در زندگی به چه معناست؟
بحث مدیریت زمان تنها برای کارمندان، کارکنان، دانشجویان و یا مدیران و… نیست. هر کسی حتی یک زن خانهدار هم به مدیریت زمان نیاز دارد. چرا که به هر حال لازم است تا به موقع و کامل از پس وظایف و کارهای خود برآید.
نقش مدیریت زمان در زندگی سازنده است. خانم خانهداری را تصور کنید که بدون برنامهریزی برای کارهای بیپایان خانه دست به کار شده است و در این میان یک برنامه تلویزیونی و یا تماس تلفنی و حتی پرسه زدن در فضای مجازی کافی است تا شیرازه کارهایی که برنامهریزی ندارند را از دست بدهد. در حالتی دیگر یک دانشآموز کنکوری را تصور کنید که دغدغه فضای مجازی، بازی رایانهای، ورزش و یا تفریح با دوستان خود را دارد. قطعاً انجام تمام این فعالیتها مفید است؛ اما بدون مدیریت زمان آیا هیچ بازخوردی از ساعات صرف شده هر فعالیت را دارد؟
نقش مدیریت زمان در زندگی تعریف یک چارچوب است که شما را مقید میکند تا هر فعالیت جانبی غیر از کار اصلی خود را به اندازه و در زمان مناسب انجام دهید. به این ترتیب همان دانشآموز با بهرهمندی از روش های مدیریت زمان حالا میداند که چه هنگام در فضای مجازی باشد و یا چه مقدار بازی رایانهای کند.
مزایای بهرهمندی از مدیریت زمان چیست؟
فرض کنید هیچ برنامهای برای مدیریت زمان خود ندارید و قرار است کارها به شکل تصادفی و یا روتین همیشگی اجرا شوند. به هر حال خیلیها با این ایده که پس از انجام هر کاری به سراغ کار دیگر خواهم رفت، زندگی میکنند. یک تئوری که درست مانند هندوانهای در بسته است. زیرا این فرد هیچ دورنمایی از ساعت پیش روی خود ندارد و قاعدتاً نمیتواند برای انجام کارها اولویت بندی کند. خیلی زود این فرد در کوران کارهای نصف و نیمه گرفتار شده و حتی ممکن است از کیفیت فعالیتهای او کاسته شود. در عین حال ممکن است در بازه کم باقی مانده دچار اضطراب و استرس شود. مزایای استفاده از روش های مدیریت زمان بسیار زیاد است. مانند:
- در بهبود عملکرد شما تأثیرگذار است و باعث میشود تا کارها را بهتر و دقیقتر انجام دهید.
- وظایف و یا فعالیتهای خود را به موقع تمام میکنید و دچار استرس و یا اضطراب عدم انجام کار نمیشوید.
- در انجام فعالیتهای خود دقیقتر هستید و وظایف را با جزئیات بیشتری انجام داده و دچار اهمالکاری نمیشوید.
- فعالیت شما اعم از کار و یا درس تأثیری در جریان زندگی شما نمیگذارد. در یک کلام به تعادلی میان کار و زندگی میرسید.
تکنیک های مدیریت زمان
روش های مدیریت زمان برای آنکه وقت کم نیاورید عالی هستند. اما لزوماً قرار نیست تا کاری پیچیده و یا برنامهریزی تخصصی باشد. همین که آگاهانه وظایف و یا فعالیتهای خود را شناسایی کرده و الویتبندی کنید، قطعاً قدم اصلی مدیریت زمان را برداشتهاید. با این حال برای اجرای بهتر فعالیتها مانند درس خواندن و یا کارهای اداری چند تکنیک ساده پیشنهاد شده است. تکنیکهایی که بیشتر جنبه برنامهریزی و تعهد اجرای آن را دارند. انواع تکنیک های مدیریت زمان به قرار زیر هستند.
تکنیک کانبان: کارهای انجام شده را در تابلو یادداشت کنید
کانبان به معنای تابلو است و از تکنیکی ژاپنی الهام گرفته شده است. البته خیلیها ناخودآگاه از همین تکنیک خیلی ساده اما مؤثر برای مدیریت زمان استفاده میکنند. در این تکنیک قرار است تا فهرست کارها را در تابلویی نوشته و روند اجرای آنها را از طریق همین تابلو مدیریت کنیم. نکته کلیدی در دیدرس بودن این تابلو است.
برای اجرای این تکنیک تابلوی سفیدی تهیه کنید و آن را در دیدرس ترین جای ممکن بگذارید. بالای میز تحریر و یا دیوار بزرگ سالن اداره و چنین جاهایی ایدهآل هستند. بعد چند ستون در تابلو کشیده و مراحل انجام کار و یا اولویتبندی فعالیتهای آن روز خود را در آن بنویسید. در بالای ستونها نیز میتوانید از عبارات مانند در حال انجام، انجام شده، تکمیل شده و… استفاده کنید. از کاغذهای کوچک برای درج کارها و قرار دادن در هر یک از این ستونها استفاده کنید. حالا خیلی ساده یک برآورد از کارهای خود را مشاهده میکنید و میدانید که کدامیک عقب مانده و کدامیک به خوبی در حال پیشرفت است. این تکنیک از بهترین روش های مدیریت زمان در کارهای گروهی است.
تکنیک چک لیست: زمانی که فهرست کارها را اولویتبندی میکنید
نصب یک تابلوی بزرگ در خانه و یا بالای میز تحریر ساده نیست. در این صورت چطور است که از تکنیک ساده اما کارآمد چک لیست استفاده کنید. فرقی نمیکند که از چه ابزاری برای چک لیست کردن کارها و اولویت دهی به آنها استفاده میکنید. این ابزار میتواند قلم و کاغذی ساده و یا فایل یادداشت گوشی تلفن همراه باشد. مهم این است که کارها را در این چک لیست اولویتبندی کنید. حتی میتوانید از جدول مدیریت زمان در چک لیست خود استفاده کنید.
حتماً در این فهرست چشمانداز داشته باشید. مثلاً میتوانید چک لیست انجام کارهای هفتگی، ماهیانه و… را تهیه کنید و به یک دورنمای عینی از آینده نزدیک و وظایف خو در روزهای پیش رو برسید. این تکنیک از بهترین روش های مدیریت زمان در درس خواندن است. هر دانشجو و یا دانشآموز میتواند خیلی ساده چنین چک لیستی را تهیه کرده و مطابق با آن و البته همراه با جدول مدیریت زمان درس بخواند. این روش برای مدیریت زمان برای دانش آموزان ایدهآل است.
تکنیک پومودورو: تقسیم بندی کارهای بزرگ در زمانهای کوچک
آقای فرانچسکو سیریلو نویسنده ایتالیایی در هنگام کارهای خود با چالش مدیریت زمان روبرو بود. اما این نویسنده خوش ذوق متوجه شد که ذهن خسته او از انجام کارهای طولانی میترسد و ناخودآگاه تمایل به کارهای جانبی دارد. چراکه از انجام بیوقفه یک کار طولانی مدت خسته میشد. این نویسنده در سال ۱۹۸۰ تکنیک جالبی با نام پومودورو (گوجه) را پیشنهاد کرد که مبتنی بر استراحتهای کوچک میان کارهای بزرگ بود.
طبق این تکنیک بهتر است تا کارهای بزرگ و طولانی مانند درس خواندن کنکور و یا انجام محاسبات سریع و بزرگ اداری و… را تقسیمبندی کنید. به این ترتیب در بازه زمانهای کوچک، بخشی از کار را انجام داده و برای مدتی کوتاه مثلاً ۵ الی ۱۰ دقیقه استراحت کنید. آقای سیریلو هر کدام از بازههای زمانی کوتاه مدت را یک پومودورو (گوجه) نام گذاشت که در حد فاصل انجام آنها اجازه استراحتی کوتاه داشت. از طرفی پس از هر ۴ پومودورو اجازه داشت که استراحت طولانیتر و یا کاری جانبی را انجام دهد. به این ترتیب کارهایی که در ابتدا خیلی بزرگ و ترساننده هستند، آرام آرام انجام شده و ذهن از اجرای پیوسته اما تقسیمبندی شده کارها خسته نمیشود. تکنیک پومودورو نیز از بهترین روش های مدیریت زمان در درس خواندن است. اما این تکنیک برای انجام چند کار متفاوت مناسب نیست.
تکنیک قورباغهات را قورت بده: کار سخت را همان اول تمام کن!
ممکن است در طول روز چندین وظیفه و یا کار مهم اما مختلف داشته باشید. در این صورت باید کارها را اولویتبندی کنید. برای اینکار تکنیک قورباغهات را قورت بده، از بهترین روش های مدیریت زمان است. قطعاً قورت دادن قورباغه یکی از تلخترین و چِندشناک ترین کارهای دنیا است، اما اگر مجبور به انجام آن باشید چه؟ آیا ترجیح نمیدهید که همان اول و خیلی سریع این غورباغهی لعنتی را قورت دهید و یک لیوان آب بالای سرش بخورید!
کارهای سخت و یا مهم شما همان قورباغه لعنتی هستند که در فهرست اولویتها قرار میگیرند و بهتر است که همان اول آنها را قورت دهید. به هر حال این قورباغه میتواند کاری با تمرکز بالا باشد و یا کاری دشوار اما اجتناب ناپذیر باشد. حتی ممکن است از انجام این کار بدتان بیاید؛ اما به هر حال قورباغهای است که باید قورت بدهید و با اولویتبندی آن را همان ابتدای برنامه تمام کنید.
برای اجرای این تکنیک وظایف خود را اولویتبندی کنید و به ترتیب اهمیت کارها نه لزوماً علاقمندی انجام دهید. این تکنیک باعث میشود تا از کارهای سخت و یا خسته کننده فرار نکنید. کارها با اولویت پیش میروند و قطعاً در پایان روز احساس نگرانی ندارید.
تکنیک Time Boxing: برای آنکه زمان را در دست بگیرید
در این تکنیک به جای آنکه کارها را تقسیمبندی کنید، قرار است تا زمان را تقسیمبندی کنید. روش Time Boxing از قدرتمندترین تکنیک مدیریت زمان است و برای انجام چند کار در طول روز کارایی دارد. در این روش کل زمان پیش رو مثلاً ساعات صبح تا شب را در بازههای معین زمانی تقسیم کنید و هر بازه را برای انجام یک کار اختصاص میدهید. در میان بازههای زمانی تفکیک شده نیز میتوانید استراحت کنید. تایم باکسینگ یک روش ایدهآل برنامه مدیریت زمان مطالعه است.
کافی است فعالیتها و یا وظایف خود را لیست کنید و تصمیم بگیرید که اولویت با کدام کار است. زمان ایدهآل اجرای هر کار را حدس زده و در برنامه آن روز بگنجانید. حتی میتوانید کارهای بزرگ و طولانی را در چند بازه زمانی پی در پی قرار داده و در میان این بازهها استراحت کنید. تکنیک Time Boxing از بهترین روشهای انجام کارهای کوچک و پیدرپی است.
تکنیک ماتریس آیزنهاور: مدیریت زمان بر پایه کارهای فوری و غیر فوری
آیا تا به حال برای شما پیش آمده است که انجام یک کار غیرضروری فرصت پرداختن به کارهای به مراتب مهمتر را محدود نماید. در این صورت چگونه جلوی این بیبرنامگی را میگیرید؟ تکنیک آیزنهاور دقیقاً برای همین شرایط است. در این تکنیک کارها براساس اولویتبندی مهم و یا غیرمهم انجام میشوند. البته این تکنیک را به افتخار رئیسجمهور فقید آمریکا آیزنهاور نامیدهاند و برای شرایطی مفید است که میتوانند کارها را در دستههای مهم و غیرمهم قرار دهید.
برای انجام این تکنیک شرح کاملی از وظایف و یا فعالیت خود را تهیه کرده و در ۴ دسته بندی از کارهای مهم و فوری، کارهای مهم و نه چندان فوری، کارهایی که مهم نیستند، اما باید فوری انجام شوند و در نهایت کارهای غیرمهم و غیرفوری قرار دهید. در این صورت با یک ماتریس روبهرو هستید که یک طرف کارها براساس مهم و غیرمهم و در سمت دیگر ماتریس کارها براساس فوری و غیرفوری تفکیک میشوند. تعیین اولویتها بزرگترین چالش این روش است.
تکنیک بهترین زمان زیستی بدن: انجام کار در زمانی که حال شما خوب است
یک شبانهروز ۲۴ ساعت است و این مقدار برای همه یکسان است، اما همه در تمام ساعات شبانهروز حس و حال یکسانی ندارند. خیلیها را میشناسیم که ساعات پایانی شب را برای برنامه مدیریت زمان مطالعه و یا انجام کار خود انتخاب میکنند. برخی هم کار خود را از ساعات اولیه صبح آغاز کرده و تا نیمه روز خیلی جلو هستند. عدهای هم نمیتوانند به سادگی از خواب دم صبح خود عبور کرده و یا در بعد از ظهر به خوابی سبک نیاز دارند.
در تکنیک بهترین زمان زیستی بدن تابع بازههای معینی از ساعات شبانهروز نیستید. مهم انجام کار است و حالا میتوانید این کار را در هر ساعتی که حالتان خوب است، انجام دهید. اما مهمترین نکته، پیدا کردن بهترین زمان زیستی بدن و تعریف برنامه در این ساعات و پایبند بودن به آن است. این روش برای آنها که تابع ساعات اداری نیستند، ایدهآل است. دانشآموزان و یا دانشجویان میتوانند از این تکنیک در تقسیم بندی زمان برای مطالعه و تندخوانی خود استفاده کنند.
توصیههایی برای مدیریت زمان در هر شرایطی
روش های مدیریت زمان همگی خوب هستند و بر پایه مستندات علمی تهیه شدهاند. اما مهمترین نکته، پایبندی به روش های مدیریت زمان است. بدون پایبندی این روشها صرفاً روی کاغذ باقی میمانند و فقط در حد شعار در ذهن شما نقش میگیرند و کمکم رنگ باخته و باز سر جای اول باز میگردید. بنابراین مهم است که در صورت استفاده از روش های مدیریت زمان، مهارت پایبند شدن به اجرای آنها را داشته باشید. برای پایبند شدن به برنامه و تکنیکها چند توصیه را جدی بگیرید:
- برنامهریزی کنید
برنامهریزی، اساس اجرای تمام روش های مدیریت زمان است. بدون برنامهریزی هیچ تکنیکی اجرا نمیشود. البته برنامه خود را مطابق با قواعد تکنیکی که در پیش گرفتهاید، تنظیم کنید.
- اولویتبندی داشته باشید
در تمام روش های مدیریت زمان انجام کارهای مهم ضروری است. حتی بسیاری از این روشها بر پایه اولویت دادن کارها انجام میشوند. پس با خودتان روراست باشید. فهرست کارها و یا فعالیتها را لیست کنید و هیچ کار سخت و یا کاری که از اجرای آن بدتان میآید را کنار نگذارید و حالا آنها را اولویتبندی کنید.
- چند کار را با هم انجام ندهید
انجام همزمان کارها با یکدیگر باعث صرفهجویی در زمان نمیشود، بلکه کارها ناقص و حتی خراب انجام شده و ممکن است زمان را از دست بدهید. به هر حال هر کاری بازه زمانی خاص خودش را میخواهد و وقتی در این بازه با کاری دیگر شریک میشود، همیشه این احتمال وجود دارد که هر دو کار را در زمان طولانیتر انجام داده و یا هر دو را رها کنید.
- دلایل حواسپرتی خود را شناسایی کنید
حواسپرتی اصلیترین چالش برای مدیریت زمان است. تا وقتی که حواستان بر کار متمرکز نیست، حتی بهترین روش های مدیریت زمان نیز نمیتوانند شما را از منجلاب اتلاف وقت بیرون بکشند. تماس تلفنی، فضای مجازی، گشتزنی در اینترنت، گفتگو با دوستان و یا همکاران و… نمونههایی ساده از حواسپرتی است که شاید هرگز متوجه نباشید تا چه اندازه شما را عقب میکشانند.
- با برنامه استراحت کنید
استراحت میان کار ضروری است. خصوصاً در برنامه مدیریت زمان مطالعه باید بازههای مناسب استراحت را تعریف کنید؛ اما لازم است تا این بازهها را مدیریت کنید. گاهی حواستان نیست که بازه استراحت شما طولانی شده و ساعتها است که به بهانه نفس تازه کردن تمام کار و مطالعه را رها کردهاید. بازههای استراحت را هدفمند کنید تا به راحتی در اجرای روش های مدیریت زمان موفق باشید.
آیا در مدیریت زمان خود موفق هستید؟
پس از مطالعه این مطلب آیا همچنان فکر میکنید که ساعتها برای شما زودتر میگذرند؟ و یا به دلیل بیبرنامه بودن زمان را از دست میدهید؟ قطعاً در این لحظه تصمیم جدی گرفتهاید که یکی از همین روش های مدیریت زمان را اجرا کنید. این خیلی خوب است که دست به کار شوید؛ اما به یاد داشته باشید که تصمیم شما باید اجرایی شود و در تدارک این برنامهها واقعبین باشید. ماجرا را سخت نگیرید. یک برنامه زمانبندی شده اما افراطی خیلی بدتر از آن است که بدون برنامه کار کنید. برای موفقیت در روش های مدیریت زمان، توانایی و شرایط خود را در نظر بگیرید و از چیدن برنامههای سخت و افراطی پرهیز کنید.
دیدگاهتان را بنویسید